Cómo crear una factura sin errores

¿Quieres aprender a crear una factura sin errores? Hacer una factura es más fácil de lo que parece. Pedro González, Asesor Contable y Fiscal en Billin nos lo cuenta todo. ¡Empezamos!

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¿Estás cansado de cometer errores a la hora de facturar?, hoy vamos a enseñarte a cómo crear una factura sin errores, con el uso de una herramienta de facturación, la cual, se ocupará de evitar que ocurran estas discrepancias, donde diseñará el tipo de factura para cada necesidad, además de ahorrarte mucho tiempo facturando.

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Pasos a seguir para crear una factura

El uso de una herramienta de facturación, la cual, nos permita crear nuestras propias facturas, subirlas a la nube, enviarlas a nuestros clientes e incluso cobrarlas, y gestionar los datos con tu asesor fiscal pudiendo acceder a ellos, además de trasladar tus archivos a su programa de contabilidad, es imprescindible para controlar la gestión interna en tu empresa, y qué mejor si es ¡gratuita!.

Su funcionamiento es muy sencillo, tan solo, tendrás que seguir los siguientes pasos para crear una factura:

  • Añadir el cliente al que se le va a emitir la factura, donde consten todos los datos identificativos del mismo como: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
  • Fecha de facturación y de vencimiento: en este caso, te permite distinguir entre la fecha de la emisión y la de cobro, para que puedas controlar los vencimientos de tus facturas.
  • Posteriormente, podrás añadir todos los conceptos que necesites facturar, para obtener una factura correcta.
  • Los precios de los productos y el número de unidades
  • Descuentos para el cliente
  • Indicar el régimen aplicable: IVA, IRPF, intracomunitarias, sujeto pasivo, …

Recuerda, que tus datos de facturación, ya se habrán incluido automáticamente al registrar tu email, por tanto, tan solo tendrás que rellenar una plantilla con los datos que hemos enumerado.

Además, podrás indicar el método de pago, cambiar los números de facturas o seleccionar nuevas plantillas, ¡la facturación recurrente ya es una realidad!

Cuando hayas incluido todo lo necesario en tu factura, ya estará lista para ser enviada a tu cliente por email, e incluso podrán pagarla con tan solo incluir sus datos de la tarjeta bancaria, de manera, que la propia plataforma te confirmará el pago de la misma e incluso quedará como pagada en tu archivo.

¿Qué facturas llevan IVA?

Claramente, antes de confirmar o emitir una factura, debemos de tener claro, cuál sería nuestro régimen de tributación, ya que, de eso dependerá el tipo de actividad que desempeñemos.

Veamos los regímenes posibles, y más comunes que existen, y qué tipo de IVA tendremos que repercutir en nuestras facturas:

  • Régimen general

Este régimen lo aplican los empresarios que no se encuentren en ningún régimen especial, como el de la agricultura, ganadería o pesca, y además cuando haya renunciado al régimen simplificado.

En este caso se le repercutirá al cliente uno de los porcentajes de IVA vigentes, 4%, 10% y 21%, salvo las actividades exentas.

  1. 4%:
  • Productos:
    • Pan, masa de pan, leche, huevos, frutas, verduras, legumbres, hortalizas, todos aquellos productos de alimentación de primera necesidad.
    • Libros, periódicos y revistas
    • Medicamentos de uso humano
    • Vehículos de minusválidos, transporte colectivo de los mismos y sillas de ruedas.
    • Prótesis e implantes
    • Viviendas de protección oficial
  • Servicios:
    • La reparación de vehículos y su adaptación a personas con dificultad de movilidad.
    • Arrendamientos con opción de compra de viviendas de protección oficial por promoción pública.
    • Los servicios de ayuda a domicilio.
  1. 10%:
  • Transporte de pasajeros y equipajes
  • Servicios de hostelería en general: restaurantes, servicios comida en el acto, …
  • Los servicios efectuados a una explotación agrícola o ganadera.
  • La limpieza de vías públicas.
  • Servicios de aguas residuales
  • El acceso a bibliotecas, museos o galerías de arte.
  • Ejecuciones de obra o rehabilitaciones en una vivienda.
  • Los arrendamientos con opción de compra de una vivienda y sus garajes.
  • Espectáculos deportivos con carácter de aficionado.
  • Exposiciones.
  1. 21%:

Es el denominado tipo general y se aplicará en el resto de las actividades que no hemos enumerado.

Dentro del régimen general tenemos que indicar que existen las actividades exentas de IVA, entre las más comunes destacamos:

  • Enseñanza en centros públicos o privados y clases particulares por personas físicas sobre materias incluidas en los planes de estudio del sistema educativo, también la atención a niños en el centro educativo en tiempo inter-lectivo.
  • Servicios profesionales cuya contraprestación consista en derechos de autor, prestadas por artistas plásticos, escritores o colaboradores literarios.
  • Asistencias a personas por profesionales médicos y servicios sanitarios.
  • Operaciones de seguros, reaseguros y capitalización, aquí se incluyen figuras como el préstamo, transferencias, operaciones con tarjeta de crédito
  • Servicios de mediación en algunos productos financieros.
  • Arrendamientos de viviendas y terrenos rústicos no edificables, así como la segunda venta de inmuebles.
  • Entrega de sellos de correos y efectos timbrados de curso legal.

En todas estas actividades, el empresario individual tendría que presentar los impuestos Modelo 303 (IVA) y Modelo 130 (IRPF propios), a excepción de los que ejercieran actividades exentas, que solo presentaría el Modelo 130, siempre que, no tribute por dos actividades diferenciadas, ya que, en este caso sí tendría que presentar el 303.

En el caso de sociedad, solo presentaría el Modelo 303, y para actividades exentas, sólo estaría obligado al Impuesto de sociedades.

  • Régimen simplificado (recargo de equivalencia)

En general, se encuentran incluidos en este régimen los comerciantes minoristas, que venden habitualmente bienes muebles, sin haber manipulado su proceso de producción, y siempre que sus ventas estén destinadas en un 80% al consumidor final.

Estos empresarios normalmente reflejarán sus ventas mediante la factura simplificada que será similar a un tique de compra, pero puede darse el caso, que una empresa le solicite la factura a este minorista, por la compra de algunos productos concretos, pues bien, en este caso, se emitiría una factura que cumpliera los requisitos formales, además de añadir el IVA que correspondiese, según la actividad o servicio del minorista.

Supongamos una librería que nos suministra el material de una oficina, ¿qué IVA llevaría esta factura?, pues, aunque esta empresa se encuentre en el régimen simplificado, la factura nos la tendrá que emitir con el tipo general del 21%, y no podrá repercutir al cliente el recargo de equivalencia que le cobra el proveedor por estar dentro de este régimen.

  • Régimen agrario

Aquí estarían incluidos únicamente los titulares de explotaciones agrarias, ganaderas, forestales o pesqueras que no estén excluidos o que no hayan renunciado.

NO están incluidos:

  • Las sociedades mercantiles, cooperativas y agrarias de transformación.
  • Quién haya realizado en el año anterior operaciones superiores a 250.000 euros.
  • Los empresarios que hayan renunciado a la estimación objetiva o módulos, y al régimen simplificado.

En este régimen, no existe obligación de liquidar ni ingresar ningún IVA por la venta de los productos naturales obtenidos en tu explotación agrícola, así como por la entrega de bienes de inversión utilizados en esta actividad (quedarían excluidas las importaciones de bienes, las adquisiciones intracomunitarias y las de sujeto pasivo).

Al igual, tampoco deduciremos el IVA soportado, de los servicios empleados en el desarrollo de la actividad.

En este régimen, se percibirá una compensación cuando nuestra venta de productos naturales vaya destinada a otro empresario que no se encuentre en este mismo régimen agrario. Esta compensación será el resultante de aplicar al precio de venta el 12%.

¿Qué facturas llevan IRPF?

Para saber si tienes que aplicar la retención en tus facturas, deberás tener en cuenta dos aspectos principales:

  • Que realices una actividad profesional
  • Que la factura que emites esté destinada a otro profesional o a una empresa

Las actividades profesionales, son desarrolladas por personal cualificado que acredite una titulación para ello, y normalmente, pertenecerán a un colegio profesional.

A pesar de esto, se aconseja, estudiar específicamente el caso de cada autónomo, antes de comenzar la actividad, ya que, podrías equivocarte y darte de alta en alguna obligación fiscal que no te correspondiese.

Los tipos vigentes de IRPF en actividades profesionales son el 15%, a excepción de los que estén en su año de inicio de actividad, más los dos posteriores, que podrán aplicarse el tipo reducido del 7%.

Esta partida, se reflejará en tu factura con signo menos, ya que, esa cantidad quedará restada de la factura total, para que el pagador la ingrese en la Administración, a cuenta del pago futuro de tus impuestos.

Una vez que tengas claro como tienes que facturar tu servicio en concepto de IVA e IRPF, te aconsejamos, el uso de un generador de facturas, donde podrás crear tu factura al instante y enviársela al cliente, además de recibir un email con tu factura en archivo PDF, y archivarla correctamente.

Rectificar o cancelar una factura

Hay que tener en cuenta con la entrada en vigor del último Reglamento de Facturación, que indica claramente, que la única forma de anular una factura emitida es con otra rectificativa, ahora bien, si has observado una errata de datos identificativos u otro aspecto, y aún no la has enviado al cliente, podrás editarla, manteniendo sus datos de enumeración intactos, y rectificando lo que proceda, de esta manera evitarás crear facturas rectificativas que puedan llevar a controversia.

Si, por el contrario, necesitas eliminar la factura, obtendrás la opción de eliminar, pero no te lo recomiendo, ya que, sería preferible crear una rectificativa, manteniendo la misma enumeración, y especificando en el concepto, la causa por la que abona a otra factura anterior, además de poder incluir el signo negativo y los conceptos necesarios para realizar el ajuste sobre la primera factura realizada.

¿Hay que declarar una factura emitida no cobrada?

Es cosa habitual, encontrarse con la situación de haber emitido una factura, la cual, tiene, por ejemplo, un vencimiento de 60 días o que no la has cobrado por algún otro motivo, y llega el momento de presentar el trimestral de IVA, pues bien, aunque no la hayas cobrado tendrás que declarar el IVA que corresponde, además de la venta.

Otra alternativa, que siguen muchos empresarios, es retrasar la emisión de la factura para que coincida con el trimestre que la cobre, pero no es una buena decisión, ya que, Hacienda nos da un margen de 16 días desde la finalización del trabajo para emitir la factura, así que ante una inspección podríamos tener problemas.

¿Y si realizo una factura rectificativa en el mismo trimestre?, pues probablemente, podrías volver a tener problemas, ya que la única opción donde se contempla este tipo de factura sería en casos de error u omisión, o que el cliente hubiese devuelto el producto comprado, ya que, no coincidiría con los primeros productos comprados, y entonces sí se permitiría la factura de abono.

Por tanto, siempre tendrás que declarar el IVA de las facturas emitidas que correspondan al trimestre declarado, las hayas cobrado o no.

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¿Cómo recuperar el IVA de las facturas impagadas definitivamente?

El primer paso para poder rescatar el IVA de una factura que ya no vas a cobrar de forma definitiva comienza por emitir la factura rectificativa, pero veamos, qué requisitos debemos cumplir para poder solicitar esta devolución de IVA impagado:

  • El deudor debe ser empresario o autónomo
  • La operación debe estar registrada contablemente y el IVA liquidado en su trimestre correspondiente
  • Como mínimo, debe haber pasado 6 meses desde su emisión
  • Haber presentado la reclamación judicial para el cobro

Tras cumplir estos requisitos, pasaríamos a:

  • La emisión de la factura rectificativa que anule la anterior, especificando los conceptos por los que se emite y con signo contrario.
  • La notificación al deudor de dicha factura rectificativa
  • El envío a Hacienda mediante un escrito, adjuntando también la factura principal.
  • Declararla en el trimestre correspondiente

De esta forma, se recupera el IVA que tuvimos que pagar, restándolo del IVA a pagar, mediante el Modelo 303.

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Comentarios

  • Carolina Vargas ,

    Hola Borja, hola Pedro. He leído el artículo con mucho interés ya que me cae como agua de mayo. A primeros de Junio me haré autónoma y seguro me vienen muy bien estas explicaciones y esta plataforma.
    Pero quería consultaros una duda que tengo ahora. Como digo me haré autónoma el día 1 de Junio, pero hay un trabajo que he terminado hace unos días y el cliente quiere pagarme y además me pide factura. Él me dice que no le importa pagarme ya, pero que tengo que hacerle factura en cuanto pueda. Esa es la duda, ¿me puede hacer un ingreso por paypal y luego hacerle la factura a partir del día 1 de Junio? . De ser así ¿qué ocurre con esa diferencia de fechas entre el ingreso (todavía no soy autónoma) y la factura (ya sí sería autónoma)? En definitiva ¿qué hago en este caso?

    Gracias.

    • Borja Girón ,

      Hola Carolina,

      Pedro te responderá pero mientras te recomiendo que no te pague y que hagas la factura cuando seas autónoma y que te pague también a partir de ese momento. No puedes crear facturas sin estar dada de alta en la seguridad social y sin ser autónoma. ¡Un saludo!

    • Borja Girón ,

      Hola Carolina, me comentan que tienen un servicio de asesoramiento gratuito que te puede dar respuesta. Sólo tiene que unirte a su grupo en Facebook o LinkedIn. ¡Un saludo!

  • Jordan ,

    Interesante servicio de facturación, espero respondan mi duda si podré facturar a mis clientes en España desde Perú .

    Gracias por este pedazo post

    • Borja Girón ,

      Ya nos contarás Jordan. Un abrazo!

    • Alejandro ,

      Hola Jordan,

      ¿Has planteado la duda en el grupo de Facebook o en el de LinkedIn?

      Gracias!

      • Jordan ,

        Justo consulté con el soporte de Billin directamente y me indican que no hay problema en usar el servicio de facturación, lo único que si recomiendan es adicionalmente al uso de Billin adecuarse a la facturación nacional de tu país. Eso quiere decir que (aqui en Perú al menos) adicional al uso de Billin y enviar su factura, debo enviar mis facturas electrónicas propias de la administración tributaria de Perú.

        Un poco de jaleo la verdad pero buena opción para clientes internacionales, mayormente para los de la UE

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